Copia de seguridad o backup: ¿tan importante es?

Copia de seguridad… Qué pereza da hacerla, verdad?

Antiguamente se hacían en cinta, CD y DVD, ahora on line o en un disco duro externo. Todos sabemos que tenemos que hacerlas, que es importante para que, en caso de catástrofe, el daño sufrido sea el menor posible. El objetivo es, en definitiva, conservar el máximo volumen de datos.

Entonces, si tan importantes son… ¿Por qué no las tenemos al día? Es curioso ver cómo solo se preocupan en serio las personas que, por un motivo u otro, alguna vez han perdido sus datos. Y no lo digo por decir, es así.

Este es el guión del artículo. ¡Vamos a ello!

  1. Facilitar la tarea: automatización del backup
  2. Sistemas de copias de seguridad
  3. Tipos de backup
  4. Histórico de backups
  5. Casos reales
  6. En definitiva…

Facilitar la tarea: automatización de la copia de seguridad

A todos nos da pereza conectar el disco duro externo, seleccionar las carpetas que deseamos guardar y ponerlo a copiar. Con un poco de suerte, solo tendremos unas cuantas fotos, unos pocos vídeos, alguna que otra hoja de cálculo y en unos minutos tendremos nuestra información a salvo.

¿Y si nuestros datos son cientos de gigas con miles de archivos? Esos minutos pueden fácilmente convertirse en horas, con el engorro que supone tener el ordenador ocupado casi en exclusiva para esa tarea.

También está el tema de hacer una copia de seguridad “a pelo”, es decir, con el explorador de carpetas. No sé a ti, pero cuando llevas 50 gigas copiados y te aparece el mensaje:

La ruta del archivo es demasiado larga: ¿cancelar o cerrar?

O este otro:

No se ha podido copiar este archivo porque está en uso: ¿Continuar?

¡Nooooo! A mi me supera, de verdad.

Total, que por una cosa o por otra, da pereza y siempre lo dejamos para mañana.  Por eso es importante montar un sistema de backup que nos facilite el proceso. Como siempre, el “trabajo” está al principio: instalar una aplicación, configurarla, comprobar los medios, etc. Pero una vez esté todo hecho, va a ser un paseo.

El “medio” es el dispositivo donde se realizará tu copia: disco duro externo, memoria USB, DVD, etc.

Automatizar la copia de seguridad es sencillo si dispones de una aplicación diseñada para ello: te instalas un programa estilo Cobian Backup (por comentar uno que es gratuito y funciona bastante bien) y programas la copia cada día a una hora que preveas que no necesitarás tu ordenador (o servidor). Solo tienes que acordarte de dejar el equipo encendido y con el disco de backup conectado. Si encima lo configuras para que el equipo se apague al completar la copia, entonces ya no hay excusas: si no tienes tu backup al día es porque no te apetece.

Otro motivo por el que es recomendable no hacer la copia manualmente es por el temido error a mitad del camino que te deja a medias: un buen software de backup no fallará, dado que trabaja con instantáneas de los ficheros, de manera que siempre tiene acceso a ellos, y no se dejará nada por copiar. Y si se lo deja, tranquilo: tienes un log que te informa de las incidencias, así podrás resolverlas o, por lo menos, tenerlas controladas.

A nivel particular quizá no sea necesario realizarla cada día, pero en el ámbito profesional es el primer mandamiento y de obligado cumplimiento.




Sistemas de copias de seguridad

A lo largo del tiempo, las copias se han realizado con muchos tipos de medios: cintas, CD, DVD, etc. Vamos a detallar cada uno de ellos.

Cintas

Antiguamente era habitual realizar las copias en un juego de cintas. La única ventaja que encontré en su momento fue la elevada capacidad disponible en comparación con un CD o DVD, dado que en aquellos tiempos los discos duros externos o backups on line no existían. Inconvenientes había varios: eran sistemas extremadamente caros y lentos. Además, recuperar un archivo perdido era laborioso.

Backup en cinta
Backup en cinta (imagen de Wikipedia, original de Rjt)

Con la llegada de los discos duros externos de gran capacidad, el uso de las cintas ha quedado relegado a grandes corporaciones con sistemas automatizados, pero para el día a día de una PYME o un particular, no está justificada la inversión.

CD-DVD

Años atrás, los documentos importantes cabían perfectamente en un CD. Dado que una grabadora de CD y un paquete de CDs regrabables eran sensiblemente más económicos que un juego de cintas, este sistema estuvo activo durante bastante tiempo, aunque el proceso no era tan automatizable, la diferencia económica hizo que este sistema estuviese vigente en un gran número de negocios.

A medida que las necesidades de espacio fueron creciendo, y con la llegada de los DVDs, éstos últimos sustituyeron a los CDs hasta, de nuevo, la aparición de los discos duros externos de gran capacidad.

Discos duros externos

Aquí tenemos el sistema más utilizado en la actualidad, tanto por su economía como por su facilidad de configuración y de mantenimiento. Una vez configurado tu programa de copias de seguridad, solo tienes que acordarte de dejar el disco conectado al equipo. Punto. El resto se hace solo.

Una buena práctica es la de tener dos discos de copia y cambiarlos, por ejemplo, semanalmente, intentando siempre tener uno de ellos en un lugar diferente. ¿Por qué? Por si entran a robar u ocurre algún desastre (tipo incendio, inundación, etc.) que pueda fastidiar tanto el equipo como el disco de backup. Tendiendo un disco fuera minimizas el riesgo de quedarte sin nada.

Ordenador quemado
Ordenador quemado (imagen de Wikipedia, original de Magnus Manske en Flickr)

Hasta hace bien poco entendíamos que con un juego de dos discos estabas cubierto, pero los hechos sucedidos recientemente demuestran que no es un sistema totalmente infalible.

Backup on line

Con la llegada del ADSL a alta velocidad y, sobretodo, la fibra óptica, este sistema sería, quizá, y combinándolo con un par de discos externos, el más recomendable actualmente. El método es idéntico al anterior: programas la aplicación del servicio en la nube y a correr. Es un sistema muy seguro, siempre que las comunicaciones sean cifradas y la información se copie encriptada.

Este sistema lo considero como el complemento ideal para una copia en discos. Mucha mala suerte hay que tener para quedarse sin datos con esta combinación que, por otra parte, es la que utilizamos en dsd0: dos discos físicos cambiados semanalmente y un backup on line incremental diario. Con ésto, ya te puedes ir de cañas bien tranquilo.

Al ofrecer este sistema la pregunta siempre es la misma: ¿dónde están mis datos? Bien, cabe aclarar que nadie te lo puede asegurar. Al contratar un backup on line nunca sabes a ciencia cierta si el prestador del servicio tiene acceso a tus documentos. Ahí está el valorar e intentar encontrar el equilibrio entre privacidad y seguridad. ¿Dónde están los documentos que se suben a Dropbox, Google Drive, One Drive, Box, etc.? Quien lo sepa con seguridad ¡que lo diga ahora o calle para siempre!

Tipos de backup

Como hemos comentado antes, si tienes muchos datos la copia puede durar horas. Realmente, no es necesario hacer una copia completa de todo lo que tengas cada vez que hagas el backup. Lo más inteligente, quizá, sería copiar solo lo que has modificado, de esta manera el tiempo se reduciría considerablemente. Para eso están las copias diferenciales e incrementales. Y otra vez aquí aparece la conveniencia de tener una aplicación de backup, dado que habitualmente contemplan estas posibilidades.

Una ventaja añadida de este tipo de copia es el menor desgaste producido al disco: menos tiempo trabajando = más vida útil.

Copia completa

Una copia completa es… Eso, una copia de todo, tal cual. No hay mucho más que explicar. Cada vez que la hagas se copiará todo el contenido.

Se trata de la base para cualquier sistema de copias de seguridad, a partir de ahí podremos trabajar con copias diferenciales o incrementales pero, por lo menos la primera vez, tu copia debe ser completa.

Copia diferencial

Una copia diferencial únicamente copiará los archivos modificados desde la última copia completa realizada, no teniendo en cuenta copias intermedias incrementales o diferenciales, de manera que, si tu última copia completa es bastante antigua, probablemente cada vez ocupe más espacio e invierta más tiempo, dado que cada vez habrá más archivos modificados desde entonces. Por este motivo, no está de más hacer de vez en cuando una copia completa complementándola con copias diferenciales.

Copia incremental

La copia incremental es, quizá, la más avanzada e inteligente de los tres tipos, dado que va a copiar los archivos modificados teniendo en cuenta la última copia, ya sea completa, diferencial o incremental. En otras palabras, te va a copiar lo que realmente has modificado desde tu última copia, sea la que sea. Por este motivo, es la que menos va a ocupar y la que menos tiempo va a tardar.

Histórico de backups

Punto importante: tener un histórico de backups, o dicho de otro modo: guarda copias de diferentes fechas.

Nosotros, en la oficina, tenemos un histórico diario de las últimas dos semanas (la actual y la anterior) más la del último día de cada mes contemplando un año atrás. En otras palabras, si estamos en febrero de 2015, tenemos como copia más antigua la del 28 de febrero de 2014, pero también la del 31/03/2014, 30/04/2014, etc. A todo esto añadimos las diarias de las últimas 2 semanas. Con esto estamos bien cubiertos.

Disco de copia de seguridad - backup
Disco de backup conectado a un NAS

Sé que puede parecer un tanto paranoico, pero más adelante explicaré dos casos reales que han sufrido dos clientes para que veáis la magnitud del desastre que puede suceder. Insisto, a nivel particular no es necesario ser tan estricto, aunque tampoco hay que dejarse.

¿Por qué es interesante tener un histórico de backups?

Ponte en situación. Hace dos semanas, como llovía, te pegaste toda la tarde del domingo planificando las vacaciones: horas y horas mirando webs de aerolíneas y hoteles, comparando precios y apuntándolo todo en una hoja de cálculo perfecta para tenerlo controlado. ¡Buen trabajo!

El miércoles, un compañero de trabajo te habla de un hotel maravilloso al que podrías ir. Genial. Te envía el teléfono por Whatsapp y, al llegar a casa, abres tu Excel para apuntarlo. Lástima que sin querer, por una de aquellas cosas incomprensibles que pasan, te cargas las 10 primeras filas sin darte cuenta, pero nada, tu guardas tu trabajo y te vas a preparar la cena más ancho que pancho.

El viernes lo imprimes para enseñarle a tu pareja el trabajo que te ha llevado.

Esto… Pero si… ¿Cómo puede ser? ¡¡¡Si yo había apuntado un montón de hoteles!!! ¿Donde están?

Ves por donde voy, ¿verdad? Con tu histórico de copias de seguridad, te vas a la del domingo, restauras el Excel en toda su dimensión y vuelves a escribir el hotel de tu compañero que aún guardas en el WhatsApp.

Sin tu histórico, solo te queda esperar a escuchar:

Seguro que estuviste toda la tarde mirando chorradas en Youtube, ¡es que lo sabía!

Yo solo por eso ya me lo planteaba.

En el ejemplo hablo de unas vacaciones que han llevado una tarde de trabajo. Pero… ¿Y si esa hoja de cálculo lleva el registro de reservas del hotel que te ha dicho tu amigo? ¿O un listado de vital importancia para tu empresa que ha dado meses de trabajo? Ahí queda eso.

Casos reales

Precisamente en estos momentos tenemos un caso complicado en la oficina de un cliente nuevo. Un disco duro encriptado por un virus y la copia de seguridad más reciente de agosto del año pasado. Para echarse a temblar.

 

Virus CTB-Locker
Virus CTB-Locker

Es el típico virus que te devuelve tu información desencriptada a cambio de… Pagar, por supuesto. Es bastante completo: están inutilizados hasta los archivos borrados pero aún accesibles. Un drama. Seguimos trabajando en ello (informaré del resultado final), pero es indicativo de la importancia que tiene el asunto. ¡Te puedes quedar sin nada!

Hace un tiempo tuvimos otro caso parecido de un cliente de toda la vida: servidor con datos encriptados por un virus similar y, consecuentemente, inaccesibles. Pero aquí tuvimos un final feliz.

Inicialmente pintaba muy mal, dado que incluso el disco de backup estaba infectado: el virus atacó absolutamente todo, pero por suerte contábamos con la copia de la copia: el backup on line con histórico de versiones. Lógicamente, la última versión de los ficheros estaba toda infectada, pero se pudo restaurar todo perdiendo, únicamente, un día de trabajo en los archivos que fueron modificados el día del ataque (al ser una copia incremental, solo se copiaron los ficheros modificados en el día). En definitiva, lo que pudo acabar en un desastre absoluto quedó en un susto que no fue a mayores. ¡Ahí si que respiramos tranquilos! Eso sí, la gota fría de sudor cayendo por la espalda no te la quita nadie.

En definitiva…

Espero haber transmitido la importancia que tiene el disponer de un buen sistema de copias de seguridad.

Hay múltiples configuraciones que te permiten vivir tranquilo. El sistema que os recomendamos, dado que es el que utilizamos nosotros (y que implementamos en la mayoría de nuestros clientes) es:

  • Dos discos externos con copias incrementales diarias (uno de esos discos siempre fuera de la oficina)
    • Cambio de disco semanal
  • Un backup on line incremental que complemente el anterior
  • Mantener un histórico de versiones tanto en el backup físico como en el on line

No olvides que, para tener un histórico de versiones, el disco de backup debe tener una capacidad sensiblemente superior al volumen de los datos a guardar.

Si lo que quieres es proteger tus datos personales, con un disco externo (por comodidad) y un backup on line (por ese extra de seguridad) creo que es suficiente. Al menos yo lo tengo así.

Si tenéis dudas en qué sistema de backup on line elegir, no dudéis en llamarnos o escribirnos. Conocemos soluciones fiables y económicas que han demostrado funcionar.

¡Ah! Y no os cortéis en comentar o preguntar lo que os apetezca: estaremos encantados de ayudaros y de aprender cosas nuevas de vuestras experiencias.

Espero que el artículo os haya servido para resolver dudas y para inculcaros la importancia que tienen las copias de seguridad.

Un comentario en “Copia de seguridad o backup: ¿tan importante es?

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